Case study

2e Daltonschool - Amsterdam

Een stap naar digitale rapporten

De klas is rumoerig als juffrouw Trudy de rapporten uit haar tas haalt. Ze draait zich om, legt het stapeltje op het bureau en kijkt het lokaal in. Eén voor één roept ze de namen op van de kinderen die hun eerste rapport bij haar mogen komen halen. Voordat de inhoud wordt bestudeerd zijn ze druk in discussie over het nieuwe jasje van het rapport. ‘Ziet er wel tof uit, hè juf?’ Trudy knikt. Voordat ze de kans krijgt om uit te leggen waarom het er anders uitziet dan normaal hebben de kinderen het lokaal al verlaten. Zo snel mogelijk de nieuwe cijferlijst aan opa en oma laten zien!

Trudy verzorgt de interne begeleiding aan de Tweede Daltonschool in Amsterdam-Zuid. Al twee jaar voor de introductie van Digitaleschoolrapporten.nl zat ze in een speciale werkgroep voor een nieuw schoolrapport. De oplossingen die ze tot nog toe hadden geprobeerd bleven echter onbevredigende resultaten opleveren. Het rapport zag er niet professioneel genoeg uit (ouders ontevreden), het was te bewerkelijk (docenten ontevreden) en de invoering nam te veel tijd in beslag (management ontevreden). Directeur Pieter Holman ging op onderzoek uit en legde de situatie voor aan Digitaleschoolrapporten.nl, een innovatief bedrijf dat gespecialiseerd is in de ontwikkeling van web-gebaseerde oplossingen. Digitaleschoolrapporten.nl bracht de wensen van de school in kaart en presenteerde een oplossing. Pas toen werd de visie van digitale schoolrapporten goed zichtbaar. Overtuigd van dit ontwerp gaf directeur Pieter Holman zijn akkoord voor de ontwikkeling van RAP. Enkele weken later was de Tweede Daltonschool voorzien van een splinternieuw digitaal rapportsysteem.

Hoe werkt RAP?

‘Dankzij de intensieve samenwerking met de Tweede Daltonschool hebben we veel geleerd over de problemen waar een basisschool mee kampt.’ aldus Bart Hogebrink, medeoprichter van Digitaleschoolrapporten.nl en verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Digitaleschoolrapporten.nl . ‘Door goed te luisteren konden wij een oplossing ontwikkelen die écht werkt. Het systeem is volledig gericht op gebruikersgemak en stelt de leerkracht centraal. Het is web-based, wat wil zeggen dat de leerkrachten de beoordelingen zelf vanaf elke computer met een internetverbinding kunnen invoeren. Dat scheelt veel tijd, want er hoeven geen stapels papier meer van hot naar her te worden gesleept. Leerkrachten moeten alle beoordelingen invoeren vóór een door de schoolleiding gestelde datum. Als alle beoordelingen zijn ingevuld, gaat er één document met alle gegevens naar de drukker. Op basis van deze gegevens maakt de drukker voor elke leerling een individueel rapport. Enkele dagen later worden alle rapporten bij school afgeleverd, klaar om uit te delen.’ En als zich dan tóch onverhoopt problemen voordoen? ‘Wij nemen de volledige verantwoordelijkheid voor de begeleiding van het systeem. Daarbij is onze helpdesk altijd bereikbaar voor ondersteuning’.

Maatwerk

Er is veel behoefte aan de digitalisering van schoolrapporten. Voor het uitbrengen van een gericht advies voor basisscholen is MHR (voorheen Schoolbegeleidingsdienst Midden-Holland & Rijnstreek) gestart met een onderzoek naar verkrijgbare systemen voor digitale rapporten. De voorlopige conclusie van dit onderzoek is dat veel systemen voortkomen uit goedbedoelde initiatieven van ouders. Deze kunnen echter geen continuïteit voor de school waarborgen; in eerste instantie is er wel het enthousiasme om het project op te starten, maar geen van de betrokken partijen kan garanties op de lange termijn bieden. Bovendien zijn deze systemen onvoldoende flexibel om in te springen op specifieke wensen van een andere basisschool. Met Digitaleschoolrapporten.nl kan dit wel. Digitaleschoolrapporten.nl heeft alle expertise in huis om het systeem snel aan te passen aan de wensen van de school. Zij hoeven deze slechts kenbaar te maken aan Digitaleschoolrapporten.nl Zij doen de rest.

10 voordelen van Digitaleschoolrapporten.nl

Professioneel uiterlijk
Plaats onafhankelijk
Leerkracht onafhankelijk
Snelle invoer
Kosten besparend
Veilig
Digitaal archief
Meetbare ontwikkeling
Beheersbaar proces
Betrouwbare ondersteuning

Wiebe Terpstra, systeembeheerder:

“Ik zit in een adviesgroep van acht Openbare Bassisscholen hier in Oud-Zuid. Toen andere scholen zagen hoe Digitaleschoolrapporten.nl hier werkt zijn zij ook enthousiast geworden.”

Meester Hans, groep 6:

“Onze docenten Lichamelijke- en Beeldende Vorming kunnen afzonderlijk hun beoordelingen invullen. Dat werkt praktisch en efficiënt.”

Juffrouw Marloes, groep 8:

“Als je met kinderen werkt is enige affiniteit met IT geboden. Voor hen is het de normaalste zaak van de wereld, dan kun je zelf niet volledig achterblijven. Daarom ben ik voorstander van Digitaleschoolrapporten.nl .”

Digitale of handgeschreven schoolrapporten?

De 2e Daltonschool is er al meer dan 20 jaar aan gewend om de schoolrapporten met de hand te schrijven. Zo rond de rapportenperiode is er misschien wel wat stress, maar uit ervaring weten ze dat alle rapporten op tijd in de kinderhanden kunnen worden gedrukt. Waarom dan toch deze stap naar digitalisering? Trudy: ‘Op de eerste plaats genereert Digitaleschoolrapporten.nl automatisch een schaduwrapport. Voorheen moest ik per leerling twee rapporten schrijven; één voor de leerling, de ander voor mijn archief. Omdat je een leerling toch iets persoonlijks wilt meegeven zat je vaak urenlang te schrijven aan de opmerkingen. Met je mooiste handschrift vulde je de velden in, maar fouten zijn niet onvermijdelijk en dan kon meteen het flesje Tipp-Ex uit de la. Slordig natuurlijk, bij te veel correcties begon je dan gewoon helemaal opnieuw. Met Digitaleschoolrapporten.nl is dit helemaal verholpen.’ Daar komt bij dat het aanleggen van een papieren archief voor schaduwrapporten veel tijd en ruimte kost en dat is juist waaraan het nogal eens tekortschiet bij basisscholen. Met de invoering van Digitaleschoolrapporten.nl behoort dat definitief tot het verleden. Digitaleschoolrapporten.nl draagt zorg voor een regelmatige back-up van alle rapporten. Zo kunnen deze niet meer verloren gaan door administratieve slordigheden of brand. Ook voor leerkrachten is Digitaleschoolrapporten.nl een aanzienlijke verlichting is van de administratieve lasten. En het zo eenvoudig in gebruik dat leerkrachten geen cursus hoeven te volgen om er mee aan de slag te gaan.

Het resultaat

De nieuwe look van het rapport kreeg veel aandacht van de kinderen. Het rapport zag er mooi uit; hier konden ze wel mee thuis komen. Schooldirecteur Pieter: ‘Zelf heb ik alleen maar positieve reacties ontvangen van ouders. Ze vonden het er modern en overzichtelijk uitzien en waren blij dat ze het rapport mochten houden. Dat vind ik als directeur van een school belangrijk.’ Maar ook voor docenten is het belangrijk dat ze een rapport kunnen afgeven waar ze achter staan. In eerste instantie waren sommige docenten nog wat terughoudend over de gedrukte rapporten; zouden ze niets van de typische schoolauthenticiteit gaan verliezen? Maar na de beoordeling van de eerste rapporten kon toch niemand ontkennen dat dit er écht professioneel uitzag. ‘En er is bij ieder rapport nog ruimte genoeg om er wat persoonlijks met de pen bij te schrijven. Dat blijft!’ lacht de directeur.

Voorbereid op de toekomst

Onderwijsinstellingen worden steeds groter en complexer. Dit vraagt om een nieuwe generatie ICT-oplossingen die bijdragen aan een efficiënter bestuur van de school. Omdat deze ontwikkelingen passen bij de ambities van Digitaleschoolrapporten.nl zal dit bedrijf zich steeds meer specialiseren op deze markt.